Técnicas para usar en Email correctamente

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TÉCNICAS PARA USAR EL EMAIL CORRECTAMENTE

 

Puede que el email sea el canal comunicativo más importante, pero tu trabajo no se basa únicamente en responder emails.

 

La mayoría de trabajadores siente que el email le resta «tiempo de trabajo real».

 

Muchos de esos «minutillos» perdidos al final del día, tienen que ver con una mala gestión de nuestro correo electrónico.

Como sabemos el email produjo un gran avance en cuanto a comunicación y nos aporta muchísimos beneficios, pero no debemos olvidar que es uno de los mayores Ladrones del Tiempo que tenemos en nuestro día a día.

 

¿Sabes cómo evitar que el email sea tu peor enemigo?

¡Sigue leyendo!

 

Técnicas para una correcta gestión de nuestro correo electrónico.

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A pesar de que la mayor parte de lo que recibimos en nuestra Bandeja de Entrada resulta beneficioso para la organización y es bienvenido e importante, no podemos caer en la «trampa» del email e invertir demasiado tiempo en aspectos que no aportan un beneficio real a nuestro trabajo.

Seguramente te haya ocurrido alguna vez que, cuando quieres procrastinar una tarea porque te resulta muy pesada o un poco agotadora, revisas una y otra vez la bandeja de correo electrónico a la espera de esa pequeña emoción que nos genera lo desconocido. Esto puede causarnos cierta adicción (socialmente aceptada) a estar «refrescando» continuamente la entrada de nuevos emails. ¿La consecuencia? La pérdida de nuestro tiempo.

 

 

Para combatir las interrupciones que provoca el correo electrónico y sus inevitables consecuencias: distracción, estrés, pérdida de concentración,… Lo primero es buscar una solución.

 

 

Existen determinadas alternativas en cuanto a las técnicas que debemos seguir para controlar nuestras interrupciones con el correo electrónico.

 

En Kemay te proponemos que sigas las siguientes:

 

Si puedes responderlo en menos de 2 minutos, hazlo ya.

Se trata de que estas pequeñas tareas de contestar emails rápidos no se acumulen. En muchas ocasiones tenemos «el ruido» de tener que contestar a un email muy breve y no nos deja avanzar con otras tareas. Esto conlleva a que en lugar de responder ese email en menos de 2 minutos, lo dejemos para otro momento en el cual tendremos que volver a leerlo, revisar qué se nos pedía, etc.

Está técnica es conocida como la Regla de los 2 minutos, y la lógica es que necesitas tiempo para poner una acción en tu lista de tareas, si esa tarea conlleva poco tiempo, hazla directamente y te evitarás el tiempo de tener que administrarla.

Pero ¡cuidado! Cuando decimos que tienes que contestar a ese correo «ya», nos referimos al momento en el que has seleccionado clasificar la bandeja de entrada, NO cuando recibas ese correo.

 

El email produjo un gran avance en cuanto a comunicación y nos aporta muchísimos beneficios, pero no debemos olvidar que es uno de los mayores Ladrones del Tiempo que tenemos en nuestro día a día. Clic para tuitear

 

Clasifica tu Correo Electrónico.

La primera vez que abres un correo electrónico nuevo tienes que tener en mente un solo objetivo: decidir qué hacer con él.

Para ello, previamente divide tu email en Carpetas y ve clasificando los mensajes en función del objetivo que hayas establecido: puede esperar, contenido útil, urgente, … Otra idea es que dejes en «Bandeja de entrada» únicamente los mensajes que todavía no has tenido tiempo de leer o los que todavía no sabes cómo clasificar.

Algo que también resulta muy productivo es aplicar un filtro a tus mensajes para que se vayan clasificando automáticamente una vez los vas recibiendo. Puedes establecer reglas en función del asunto del mensaje, del emisor, de palabras clave…

 

No hay excusas: Aprende mecanografía.

Vivimos en una era de ordenadores y teclear con todos los dedos de forma rápida, sin duda, nos ahorra muchísimas horas a lo largo de un mes e incluso un año.

Normalmente las personas que no utilizan todos los dedos cuando están redactando un texto, suelen tardar una media de 40 palabras por minuto, pero sabiendo mecanografía, es muy fácil alcanzar en ese minuto unas 60 palabras.

¿Cómo se traduce esto? Alguien que tarde 4 horas en escribir textos durante un día, puede ganar una media de 1,20 horas al día, que a la semana se convierten en 5,40 horas y anualmente: ¡unos 35 días laborables!

 

La primera vez que abres un correo electrónico nuevo tienes que tener en mente un solo objetivo: decidir qué hacer con él. Clic para tuitear

 

Establece un periodo de tiempo para revisar la Bandeja de Entrada

Lo normal es que no quieras pasarte horas y horas delante de tu aplicación de correo electrónico, por lo que te recomendamos que establezcas una franja horaria y la respetes. Para ello, puedes ayudarte de la Técnica de Pomodoro que comentamos en otro artículo.

Para ser fieles a este periodo de tiempo que reservamos para revisar el correo, lo ideal es que desactivemos las notificaciones. Así evitaremos distracciones innecesarias.

 

Configura tu correo electrónico para diferir el envío

¿Te ha pasado alguna vez que justo cuando haces clic en Enviar, te das cuenta de que no has adjuntado el archivo que nombrabas en el correo? Bueno, nos ha pasado a todos.

Para evitar esto, puedes configurar tu correo para diferir el envío del correo ganando unos minutos para corregir esta clase de errores. De esta forma pueden quedar solucionados en el momento y no tendremos que escribir de nuevo otro correo.

 

El correo electrónico, bien gestionado, es uno de los recursos más importantes, en cuanto a comunicación, que puede tener una organización, ¡aprende a sacarle partido!

 

 

Gracias por leernos. Gracias por estar ahí. Gracias por cuidarte.

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